نرم افزار اکسس Access یکی از اجزای مایکروسافت آفیس که شما می‌توانید اطلاعات مورد نظر خود را که حجم بسیار زیادی دارد، به صورت منظم و دسته بندی شده در آن نگه داری و ذخیره کنید و هر زمانی که به این اطلاعات نیاز داشتین می‌توانید آن ها را تغییر دهید.
این اطلاعات می تواند شامل انواع اسامی محصولات، یا لیست اشخاص یک شرکت، لیست از اسامی دانش آموزان ،یا غیره باشد. شما در اکسس با وارد کردن این اسامی در واقع( داده ) را وارد می‌کنید،یا بهتر بگوییم( بانکی از اطلاعات) را به وجود می آوردی. در هر زمان با وارد کردن نام یکی از داده‌ها یا همان گزارش گیری اطلاعات به صورت ترکیبی و منظم در اختیار شما قرار می‌گیرد.
مثال
فرض کنید که شما مدیر یک مدرسه هستید و می‌خواهید لیستی از مشخصات فردی تمام دانش آموزانی که از ابتدای زمان تأسیس مدرسه تا به امروز در مدرسه شما تحصیل کرده اند را داشته باشید، با وارد نمودن اطلاعات در Microsoft Access شما می‌توانید مانع از این شوید که داده‌های تکراری در لیست شما ثبت شود و هم چنین می توانید به راحتی گزارشی از وضعیت دانش آموزانی که در مدرسه شما تحصیل کرده اند داشته باشید و دربین اطلاعات خود جست و جو نمایید. مثلا شما می‌توانید با تهیه گزارش لیستی از اسامی دانش آموزانی که در سال تحصیلی 91-92 از مدرسه شما فارغ التحصیل شده اند را مشاهده فرمایید.
اکسس دارای اجزای مختلفی است که بخشی از آن را در اختیار شما قرار می‌دهیم:
داده
رکورد
جدول
بانک اطلاعات
موارد زیر را با هم بررسی می‌کنیم:
داده
به مقادیر خام که تحت یک عنوان ذخیره می‌شوند اطلاق می‌گردد. به عنوان مثال عدد ۶۱۵۴۸۲۲۱۲ به تنهایی معنای خاصی ندارد و کسی نمی‌تواند تشخیص دهد که چیست، اما اگر این عدد به صورت زیر نوشته شود تلفن:۶۱۵۴۸۲۲۱۲
آن وقت معنای خاصی پیدا می‌کند و به عنوان یک داده در بانک اطلاعاتی شناخته می‌شود.
چند داده به صورت مثال:
نام ، وزن ، سن ، آدرس ، تلفن ، کد ملی و …
رکورد
به مجموعه‌ای از داده‌های به هم مرتبط و معنادار یک شیء یا شخص اطلاق می‌گردد که به صورت یک ساختار منظم ، مرتب شده‌اند.
به عنوان مثال رکورد زیر را در نظر بگیرید:
نام : محمد نام خانوادگی : محمدی کد ملی : ۱۸۲۳۴۶۸۴ تلفن:۱۲۳۴۵۶۷
جدول
به مجموعه ای از رکوردها یا سطرهای اطلاعاتی گفته می‌شود، در واقع در جدول مشخصات شیء یا افراد ذخیره می‌شود ،همه ما با ساختار و نظمی که جدول به اطلاعات میدهد از قبل آشنا هستیم.
بانک اطلاعاتی:
بانک اطلاعاتی برنامه ای است که داده های که از طرف کاربران به آن داده می شود به صورت ساختار منظم و مرتب در کنار هم قرار داده و هنگام گزارش گیری اطلاعات ترکیبی و پردازش شده را در اختیار قرار میدهد بانک اطلاعاتی Access ، SQL server و Oracle از جمله بانکهای اطلاعاتی معروف به شمار میروند.
تاریخچه ویرایش :
نسخه ۱٫۰ این نرم‌افزار در سال ۱۹۹۲ میلادی همراه با مایکروسافت ویندوز پا به عرصه وجود نهاد، در این نسخه این امکان فراهم شد تا بسته‌های پایگاه داده جداگانه بتوانند از طریق تکنولوژی اتصال پایگاه داده شی‌گرا ، به انگلیسی ( ODBC) با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. نسخه ۲٫۰ اکسس در سال ۱۹۹۴ وارد بازار شد. یکی از ویژگی‌های مهم این نسخه افزوده شدن موتور پایگاه داده جت (به انگلیسی Jet database engine) بود که باعث شد اجرای پرس‌وجوها به صورت محسوسی سریع‌تر شود.
